1. Démarches administratives et numéro RNF

Depuis plusieurs années, les démarches liées aux fonds de dotation sont largement dématérialisées, notamment en Île-de-France. Pour effectuer toute déclaration (création, modification, dissolution…), il est nécessaire de disposer d’un numéro RNF (Registre National des Fonds et Fondations). Ce numéro unique conditionne l’accès aux procédures en ligne et sécurise l’identification du fonds.

2. Déclarations en cas de modification, changement ou dissolution

Tout événement marquant dans la vie d’un fonds de dotation doit être déclaré auprès de la Préfecture :

• Modifications statutaires : dans les 3 mois suivant la décision du Conseil d’administration.

• Changements dans l’administration : déclaration accompagnée des pièces justificatives et procès-verbaux.

• Dissolution : transmission du procès-verbal de dissolution ou décision de justice, avec publication officielle.

Ces démarches garantissent la régularité et la continuité juridique du fonds.

3. Rapport d’activité et comptes annuels

Chaque année, le fonds de dotation doit déposer :

• son rapport d’activité, détaillant ses actions d’intérêt général, ses bénéficiaires et les financements alloués,

• ses comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexes), approuvés par le Conseil d’administration.

➡️ Ces documents doivent être transmis à la Préfecture dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice et publiés sur le site du Journal Officiel (DILA).

➡️ Ils constituent une obligation de transparence vis-à-vis des donateurs, des bénéficiaires et de l’administration fiscale.

4. Déclaration des dons et reçus fiscaux

Le fonds doit déclarer :

• le montant total des dons perçus sur l’exercice,

• le nombre de reçus fiscaux émis aux donateurs.

Ces données, transmises à l’administration, sont indispensables pour garantir la conformité du dispositif de réduction d’impôt mécénat associé au fonds.

5. Déclaration des bénéficiaires effectifs

Enfin, tout fonds de dotation doit identifier ses bénéficiaires effectifs (administrateurs, dirigeants, directeurs salariés). Ces informations sont transmises à la Préfecture afin d’assurer la transparence de la gouvernance.

Un cadre contraignant, mais indispensable

Ces obligations déclaratives, bien que techniques, constituent la clé de voûte de la crédibilité d’un fonds de dotation. Elles renforcent la transparence auprès des donateurs, garantissent la conformité fiscale et assurent la pérennité du dispositif.

Chez Label Phi, nous accompagnons les entreprises et fondations dans la gestion juridique et déclarative de leurs fonds de dotation, pour leur permettre de se concentrer sur l’essentiel : maximiser leur impact sociétal.

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